Textrezepte 82 – Abwesenheitsmeldung

Die Top Ten der Fettnäpfchen bei Abwesenheitsmeldungen:

1    Keine Anrede
2    Kein Gruss
3    Kein Absender (Name)
4    Unhöfliche bis drohende Formulierungen
5    Nachlässige Mitteilungen
6    Rechtschreibfehler
7    Floskeln
8    Veraltete Formulierungen
9    Ich-Stil
10  Verwendung programmeigener, englischsprachiger Mailvorlagen

Viele Abwesenheitsmeldungen sind lieblos formuliert und lösen bei den Empfängern negative Gefühle aus. Hier eine Analyse häufiger Fehler aufgrund konkreter Beispiele:

BEISPIEL A
Sehr geehrte Damen und Herren
Ich bin bis zum 6. August nicht im Büro. 
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.
 Ihr e-mail wird nicht weitergeleitet!
Mit freundlichen Grüssen

FEHLER 3, 4, 6, 8, 9
3) Viele verzichten bei Abwesenheitsmeldungen auf die Signatur, um Spamern keine Angaben zu liefern. Das ist in Ordnung, aber den Namen darf man schon schreiben.
4) Das Mail wird nicht weitergeleitet! Das Ausrufezeichen am Schluss dieses Satzes ist unnötig und wirkt sehr unsympathisch.
6) Korrekte Schreibweise von e-mail: E-Mail
8 ) „Mit freundlichen Grüssen“ ist definitiv passé.
9) Von drei Sätzen beginnen zwei mit „ich“. Das wirkt unsympathisch und übertrieben selbstbezogen.

BEISPIEL B
GGuten Tag
Vielen Dank für Ihre Email. Ich bin ab  dem 16.7.2012 in Ferien. Am 6.8.2012 bin ich wieder im Büro. Während meiner Abwesenheit werden die Emails weder gelesen noch bearbeitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn Thomas Mustermann +41 44 123 45 67 oder Thomas_Mustermann@Beispiel.ch
Vielen Dank für Ihr Verständnis
Freundliche Grüsse


FEHLER 3, 4, 5, 6, 7, 9
3) siehe Anmerkung beim Beispiel A
4) Die Mails werden weder gelesen noch bearbeitet. Diese Standardfloskel wirkt extrem unhöflich. Alternativvorschlag: Ihr E-Mail wartet in meinem elektronischen Briefkasten auf meine Rückkehr.
„In dringenden Fällen wenden Sie sich ….“ Botschaft dieser Floskel: Melde dich nur, wenn es unbedingt nötig ist, aber lieber nicht. Alternativvorschlag: Ihr Anliegen lässt sich nicht so lange aufschieben? Dann hilft Ihnen mein Kollege, Thomas Mustermann, gerne weiter.
5) Das doppelte GG bei der Anrede strotzt geradezu vor Nachlässigkeit. Zudem fehlt der Punkt nach „Vielen Dank für Ihr Verständnis“.
6) Korrekte Schreibweise von Email: E-Mail. Und noch ein Fehler: „Ich bin in Ferien“ statt „Ich bin in den Ferien“
7) siehe 4)
9) Starke Ich-Perspektive. Alternativvorschlag: Statt „Am 6.8.2012 bin ich wieder im Büro“: „Ab dem 6. August bin ich wieder für Sie da.“

BEISPIEL C
Guten Tag, ich bin am Dienstag, 6. August 12 wieder im Büro. Bei dringenden Fragen wenden Sie sich bitte an: info@Beispiel.ch oder Tel. 044 123 45 67
Marlies Beispiel

FEHLER 1, 2, 4, 5
1) Es gibt zwar eine Anrede, aber diese geht in der Abwesenheitsnachricht unter.
2) Die Nachricht wirkt so gehetzt, dass nicht einmal Zeit für einen Gruss blieb.
4) „Bei dringenden Fragen wenden Sie sich…“ : Siehe Anmerkung beim Beispiel B.
5) Der Punkt am Ende der Nachricht und eine Zeilenschaltung nach dem Textblock fehlen.

BEISPIEL D
Vielen Dank für Ihre/Deine Nachricht. Ich bin abwesend und kann Ihr/Dein Mail erst nach meiner Rückkehr beantworten. In dringenden Fällen Mail an: info@Beispiel.ch

FEHLER 1, 2, 3, 4, 5, 9
KAPITALER ZUSATZFEHLER: Keine Datumangabe, wann die Absenderin bzw. der Absender wieder anwesend ist.
1) Anrede fehlt.
2, 3) Kein Gruss, kein Absender.
4) „In dringenden Fällen Mail an“: Telegrammstil wirkt unhöflich. Da wollte man wohl nicht noch einmal die Du- und Sie-Form ausformulieren müssen …
5) Die ganze Nachricht wirkt husch-husch getippt.
9) Auch wieder sehr Ich-bezogen statt den Empfänger bzw. die Empfängerin in den Vordergrund zu stellen.

BEISPIEL E
Thank you for your message. I am currently out of office, with no access to e-mail.
I will be returning on august 6.
For urgent issues, please contact Thomas Mustermann at Thomas_Mustermann@Beispiel.ch or 044 123 45 67

FEHLER 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 10
1-10) Die Verwendung programmeigener Mail-Vorlagen ist vor allem bei inländischen Firmen ein absolutes «No-go». Bei international tätigen Unternehmen mag es passen, aber selbst dann empfehle ich einen individuellen Text zu kreieren. Wer für jedermann erkennbar das Standard-Template verwendet, tut dies aus eigener Bequemlichkeit. Und genau diese Botschaft wird vermittelt: Da hat sich jemand noch nicht einmal die gebotene Mühe genommen, einen kurzen Text zu schreiben.