Textrezepte 52 – Protokolle

Protokolle

Das Protokollieren gehört häufig zu den weniger beliebten Aufgaben. Trotzdem sind diese Schriftstücke nicht zu unterschätzen. Sie dienen im Normalfall als wertvolle Erinnerungsstütze, können aber durchaus auch ein wichtiges Beweisstück sein. Ein paar Tipps.

Anforderungen an ein gutes Protokoll:

– Das Protokoll enthält nur alle wesentlichen Informationen, auf Nebensächliches wird verzichtet.
– Das Besprochene wird neutral, wahrheitsgetreu und objektiv wiedergegeben.
– Der Schreibstil ist knapp, präzis, schnörkellos und höflich.
– Die Gestaltung ist übersichtlich und lesefreundlich.
– Das Protokoll ist orthografisch korrekt und berücksichtigt die Forderungen der Protokollsprache:

Das Protokoll wird immer im Präsens geschrieben

Beispiel: Das Protokoll der letzten Sitzung wird genehmigt.

(Falsch: Das Protokoll der letzten Sitzung ist genehmigt worden.)

Aussagen werden in der indirekten Rede festgehalten

Beispiel: Martha Meier hält fest, dass das Budget zu niedrig sei.

(Falsch: M. Meier: «Das Budget ist zu niedrig.»)

Die Elemente des Protokolls:

Titel/Thema der Sitzung
Tipp: Protokolle nummerieren

Datum der Sitzung

ev. Ort der Sitzung
Bei regelmässigen internen Sitzungen nicht nötig.
Beginn der Sitzung
Genaue Zeitangabe

Teilnehmende und Abwesende
Bei den Abwesenden unterscheidet man zwischen entschuldigten und unentschuldigten Absenzen.

Ergebnisse/Inhalt/besprochene Themen
Mit Absätzen arbeiten oder Traktanden nummerieren, ev. nach jedem Traktandum einen Strich ziehen. Wichtig: klar und übersichtlich gestalten. Beschlüsse speziell kennzeichnen. Nächsten Sitzungstermin festhalten.

Zuständigkeiten/Termine
Spalten einsetzen, um Termine und Zuständigkeiten hervorzuheben.

Ende der Sitzung
Genaue Zeitangabe

Verteiler
Schafft Klarheit, wer das Protokoll erhalten hat (Teilnehmende und je nachdem weitere Empfänger. Auch die Verteilung von Protokoll-Auszügen ist möglich).

Beilagen
Allfällige Beilagen auflisten

ProtokollführerIn
Unterschrift
Vorname, Name, Funktion